Das ändert sich mit der GoBD 2019

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Die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD).  Schon im November 2014 hatte das Bundesministerium für Finanzen (BMF) in einem Schreiben die Veröffentlichung einer Neufassung der GoBD in Aussicht gestellt. Nachdem Ende 2018 nun ein erster Entwurf vorgelegt wurde, hat das BMF nun am  11.07.2019 die amtliche Neufassung der “GoBD 2019” vorgstellt. Diese enthält wichtige Regelungen, welche die elektronische Buchführung fortschrittlicher im Rahmen

Überblick über die Änderungen der GoBD 2019?

  • Das Fotografieren von Belegen mit mobilen Endgeräten wird dem stationären Scannen gleichgestellt.
  • Das bildliche Erfassen von Belegen durch mobile Endgeräte wird auch im Ausland zulässig.
  • Das Verbringe von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig
  • Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierung (Inhouse-Formate) zulässig, sodass er weiter nicht zwingend der Aufbewahrung der Ursprungsversion bedarf.
  • Der Anwendungsbereich der GoBD wird explizit auf Cloud-Systeme ausgeweitet.
  • Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen nachvollziehbar sein.

Erfassung mit mobilen Endgeräten

Die Möglichkeit Belege auch mit mobilen Endgeräten (z.B. Smartphones) erfassen zu können, stellt eine erhebliche Erleichterung im Hinblick auf die Prozessbeschleunigung für das steuerpflichtige Unternehmen dar, indem die Möglichkeit der Digitalisierung deutlich erhöht wird.

Erleichterungen im Zusammenhang mit Konvertierungen

Die bisherigen Regelungen der GoBD sahen vor, dass bei der Konvertierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ein Inhouse-Format (unternehmenseigenes Format), beide Versionen der Aufzeichnung zu archivieren sind. Darüber hinaus mussten beide Versionen der Aufzeichnung zuzuordnen sein, mit dem selben Index verwaltetet werden und die konvertierte Version als solche gekennzeichnet sein. Dies machte die Konvertierung in höherwertige Formate stets aufwendig und kostenintensiv.

Doch das findet nun mit der GoBD 2019 ein Ende. Mit dieser genügt die Archivierung der konvertierten Fassung um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden. Dies gilt aber nur, wenn durch die Konvertierung keine bildlichen oder inhaltlichen Änderungen vorgenommen werden und keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen. Um das nachzuweisen, muss die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Außerdem darf der Zugriff durch die Finanzbehörden nicht eingeschränkt werden.

Verwendung von Cloud-Systemen

Mit der Neufassung wird der Anwendungsbereich der GoBD auch auf Cloud-Systeme ausgeweitet. So heißt es in Randnummer 20 der GoBD 2019:

” Ebenso kommt es nicht daurauf an, ob die Entsprechenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. einer Kombination dieser Systeme betrieben werden” (Verlinkung).

Für wen gilt die neue GoBD 2019 ?

Am Anwendungsbereich der GoBD ändert sich mit Neufassung nichts. Weiterhin sind alle steuerpflichtigen Unternehmen verpflichtet die Vorschriften der GoBD einzuhalten.

Fazit

Die Neufassung der GoBD bringt viele prozesstechnische Fortschritte mit sich, die es den Praxisinhabern, sofern sie über eine Softwarelösung mit entsprechendem technischen Stand verfügen, vereinfacht ihrer Buchführungspflicht schneller und effizienter gerecht zu werden.

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